Drangedal kommune

Arkiv: X20

Saksmappe: 05/00079-7

felles saksutredning

Dato: 02.01.2007

Utvalgssaksnr	Utvalg	Møtedato
006/07	Formannskapet	11.01.07
012/07	Kommunestyret	01.03.07

Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland

Rådmannens innstilling:

1. Sluttrapporten fra prosjektgruppa som har utredet ”Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland” godkjennes.

Behandling i Formannskapet - 11.01.2007:

Enstemmig som rådmannens innstilling

Vedtak i Formannskapet - 11.01.2007:

1. Sluttrapporten fra prosjektgruppa som har utredet ”Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland” godkjennes.

2. Det inngås en forpliktende samarbeidsavtale om beredskap som evalueres etter to år.

Behandling i Kommunestyret - 01.03.2007:

Enstemmig som formannskapets innstilling

Vedtak i Kommunestyret - 01.03.2007:

1. Sluttrapporten fra prosjektgruppa som har utredet ”Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland” godkjennes.

2. Det inngås en forpliktende samarbeidsavtale om beredskap som evalueres etter to år.

Vedlegg

1. Sluttrapport datert 31/7-06

2. Samarbeidsavtale – Beredskap

Dokumenter i saken

· Prosjektplan ”Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland- Interkommunalt samarbeid om samfunnssikkerhet og beredskap”, datert 23/8-04

· Statusrapport 1, datert 18/10-04

· Statusrapport 2, datert 10/1-05

· Statusrapport 3, datert 22/6-05

· Statusrapport 4, datert 31/12-05

· Felles mal for ”Plan for kriseledelse og kommunikasjonsstrategi”

· Sjekkliste for ”Helsemessig og sosial beredskapsplan” og ”Smittevernplan”

· Notat vedr. telefoni og beredskap

· Felles mal for oppretting og drift av EPS (Evakuerte Pårørende Senter)

· Skjema for samordnet kartlegging og tilsyn på virksomhetsnivå ( HMS, beredskap, miljøretta helsevern)

Saksutredning:.

Prosjektet ”Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland” startet opp i februar 2004, som et samarbeidsprosjekt om samfunnssikkerhet og beredskap. Prosjektet ble avsluttet 30.07.06.

Prosjektet har hatt 4 hovedmål:

1. Kommunene i Grenland arbeider samordnet, helhetlig og målrettet med sikte på å forebygge, og avgrense, virkningene av sykdom, skader, ulykker og andre uønskede hendelser i alle deler av lokalsamfunnene.

2. Den politiske og administrative forståelsen for og kompetansen innenfor samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet er god, og sikkerhets- og beredskapsarbeidet er en integrert del av virksomheten på alle nivå.

3. Verktøy og kompetanse til å takle en krise/hendelse på en god måte er på plass, og roller og oppgaver erkjent hos den enkelte.

4. Innbyggere og ansatte opplever at kommunene i Grenland er blitt tryggere arbeids- og bosteder.

Rådmennene i Grenlandssamarbeidet er styringsgruppe og prosjektgruppa består av beredskapskoordinatorene i kommunene, representant fra fylkesmannen, tillitsvalgte og prosjektleder. Prosjektet skiftet prosjektleder 01.09.05. Det er utarbeidet 4 statusrapporter og en sluttrapport for prosjektet.

Prosjektet har oppnådd følgende resultater:

· Eksisterende beredskapsplaner i grenlandskommunene er kartlagt.

· Felles mal for ”Plan for kriseledelse og kommunikasjonsstrategi” er utarbeidet.

· Omarbeiding av tidligere ”Plan for kriseledelse og kommunikasjonsstrategi” i den enkelte kommune er gjennomført.

· Alle kommunene har lagt ”Plan for kriseledelse og kommunikasjonsstrategi” og andre viktige beredskapsplaner og sjekklister ut på kommunenes hjemmesider.

· Rutiner for heldøgns varsling av kommunal kriseledelse er etablert.

· Sjekkliste for ”Helsemessig og sosial beredskapsplan” og ”Smittevernplan” er utarbeidet

· Gjennomgang av ”Helsemessig og sosial beredskapsplan” og ”Smittevernplan”, sammen med kommunal ledelse er gjennomført

· Mal for etablering og drift av EPS (Evakuert Pårørende Senter) er utarbeidet og blir nå utprøvd og implementert i den enkelte kommune.

· Skjema for samordnet kartlegging og tilsyn på virksomhetsnivå (beredskap, HMS, miljøretta helsevern) er utarbeidet og er under utprøving i den enkelte kommune. Elektronisk versjon av skjemaet blir nå utarbeidet, finansiert av KLP.

· Mal for ”Funksjonsbeskrivelse for beredskapskoordinator” er utarbeidet.

· Rapport vedr. muligheter for felles telefonløsning til bruk ved kriser er utarbeidet’ Dette er mulig, men løsningen ligger utenfor mandatet (og økonomien ) i prosjektet.

· Interkommunalt samarbeid og erfaringsutveksling ved planlegging og gjennomføring av øvelser er etablert.

· Alle kommunene har/får egen menypinne for Trygghet/beredskap på sine hjemmesider, hvor innbyggerne vil kunne finne viktig kommunal beredskapsinformasjon.

· www.grenlandsberedskap.no er etablert, med direktelink til alle kommunene. Her vil all fellesinformasjon ligge og ved hjelp av mange samarbeidspartnere vil innbyggerne våre kunne finne svært omfattende skadeforebyggende informasjon, fra det enkle praktiske knyttet til hus, bil og båt – til mer kompliserte forhold.

· www.industriclusteretgrenland.no etableres nå i samarbeid med oss, og med rutiner for meldingstjeneste til kommunene ved spesielle situasjoner og ved. ev kriser.

· ”Grenlandskonferansen – det friske og trygge Telemark” blir arrangert for første gang 14.-15.03.07. Dette blir en konferanse preget av et bredt perspektiv med vekt på helse, skadeforebygging og krisehåndtering, i tett samarbeid med fylkeskommunens folkehelseprogram, fylkesmann, industri og Trygg Trafikk. Etter dette første forsøket vil en avgjøre om konferansen blir et årlig arrangement..

For å videreutvikle samarbeidet har prosjektgruppa foreslått å inngå en samarbeidsavtale om beredskapsarbeidet. Formålet med samarbeidsavtalen er å videreutvikle felles retningslinjer og rutiner, og at nye oppgaver/utfordringer tas opp og forsøkes løst i nettverket.

Samarbeidsavtalen omfatter de oppgavene som er spesifisert i avtalens vedlegg 1.

Drangedal, den 02.01.2007

SAMARBEIDSAVTALE

BEREDSKAP

Avtalen er inngått mellom kommune Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien.

1. Formål med avtalen

Samarbeidsavtalen omfatter de oppgavene som er spesifisert i vedlegg 1. Avtalen innebærer at kommunene videreutvikler felles retningslinjer og rutiner, og at nye oppgaver/utfordringer tas opp og forsøkes løst i nettverket.

2. Avtaleperiode

Denne avtalen gjelder i en prøveperiode på 2 år. Innen utløpet av avtaleperioden skal kommunene ta stilling til om samarbeidet skal videreføres.

Avtalen kan sies opp med 6 måneders varsel.

3. Organisering

Arbeidet organiseres i et nettverk, bestående av beredskapskoordinatorene i kommunene.

Sekretariatsansvaret/oppfølgingsansvaret går på omgang, og møtevirksomheten legges i alle kommuner etter tur. Nettverksgruppa avgjør hvem som skal ha sekretariatsansvaret og prioriterer fortløpende sin egen dagsorden. Det avholdes minimum 6 møter pr. år.

Formalisert eller avtalt samarbeid i konkrete situasjoner/om konkrete oppgaver kan avtales mellom alle kommunene, eller noen av kommunene ut fra hva som anses mest hensiktsmessig. Slike avtaler gjøres kjent for alle kommunene.

4. Øvrig deltakelse

Den faste deltakelsen kan suppleres med ressurspersoner som gruppa ønsker å trekke inn, f. eks. representant fra fylkesmannen, tillitsvalgt osv.

5. Instruksjonsmyndighet

Rådmannen i den enkelte kommune har instruksjonsmyndighet i saker som gjelder egen kommune og overfor egne ansatte. Dette kan fravikes gjennom inngåtte avtaler, jfr. pkt 3.

6. Økonomi

Det skjer ingen økonomiske overføringer mellom kommunene, med mindre dette avtales særskilt, enten ved at en kommune utfører felles oppgaver for alle (for eksempel redaktøransvaret for www.grenlandsberedskap.no) eller avtaler jfr. pkt 3. Ev. godtgjøring avtales i hvert enkelt tilfelle.

7. Tvist

Ut fra samarbeidsavtalens art og omfang så innarbeides det ingen spesiell tvistebestemmelse. Eventuell avtalemessig uenighet mellom kommunene løses på rådmannsnivå.

Bamble kommune: Drangedal kommune: Kragerø kommune:

Dato: Dato: Dato

Tore Marthinsen Jostein Harm Ole Magnus Stensrud

Porsgrunn kommune: Siljan kommune: Skien kommune:

Dato: Dato: Dato:

Egil Johansen Jan Sæthre Knut A. Wille

Vedlegg

Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland

Bakgrunn

Samarbeidsavtalen har tatt utgangspunkt i prosjektplan for det avslutta prosjektet ”Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland”. Visjoner og hovedmål fra det avslutta prosjektet danner ramme for det videre arbeidet, men med noen justeringer. Hovedmåla er omformulert slik at de fanger opp det nye samarbeidet.

Hensikt/visjon

Trygge og robuste lokalsamfunn i Grenland

Hovedmål med samarbeidet

1. Kommunene i Grenland arbeider samordna, helhetlig og målretta med beredskapsarbeid og krisehåndtering for å forebygge og avgrense virkningene av ulykker og andre uønska hendelser.

2. Vedlikeholde og styrke forståelsen for og kompetansen innenfor samfunnssikkerhet og beredskap.

3. Sikre at samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet er en integrert del av den kommunale virksomheten på alle nivå.

4. Bidra til at kommunene har riktige og gode verktøy til å takle en krisesituasjon.

5. Sikre at ansvarsfordeling og roller er klare og godt kjent hos den enkelte, både i kommunene og hos samarbeidende aktører.

6. Bidra til at innbyggere og ansatte opplever kommunene som trygge lokalsamfunn.

Hovedoppgaver for det fremtidig samarbeidet

1. Bidra til en løpende oppdatering av beredskapsplaner.

2. Vedlikeholde og videreutvikle en felles beredskapsportal tilpasset den enkelte kommunes hjemmesider.

3. Gjennomføre samordna kriseøvelser.

4. Gi muligheter for felles deltagelse ved øvelser.

5. Årlig evaluering og gjennomgang av alle maler for beredskapsplaner.

6. Bistå de andre kommunene med utvikling av egne planer og rutiner på området.

7. Bidra til utvikling av et felles elektronisk rapporterings- og kvalitetssystem for logg og oppfølging av uønska hendelser og avvik.

8. Støtte utviklingen av Trygge lokalsamfunn i enkeltkommunene.

9. Samarbeide i reelle kriser om bruk av personell, utstyr, bygninger, anlegg med mer. Samarbeidet skal konkretiseres i den enkelte kommunes beredskapsplaner.

10. Samarbeide om relevante opplæringstiltak.